Cartographier les usages de l'IA dans l'entreprise : la méthode en 4 étapes

La cartographie des usages IA consiste à recenser, service par service, les outils d'intelligence artificielle réellement utilisés, les tâches concernées et les données qui y sont saisies. C'est le point de départ de tout encadrement : des règles écrites sans cette photographie passent à côté des pratiques réelles.

Ce travail est confié de préférence au référent IA, avant la première réunion du comité IA. Cet article présente la méthode en 4 étapes, avec un questionnaire type et une grille d'analyse. Les résultats alimentent ensuite le registre des outils d'IA, la charte et le plan de formation.

Pourquoi faire une cartographie des usages IA ?

Parce que les usages précèdent presque toujours les règles. Un commercial reformule ses relances avec un assistant gratuit, une assistante fait résumer des comptes rendus, le service RH découvre qu'une fonction d'IA a été activée dans son logiciel. Personne n'a rien décidé, mais des données de l'entreprise circulent déjà dans ces outils : c'est la shadow IA.

La cartographie des usages IA répond aussi à des obligations précises :

Sur le premier point, la Commission européenne indique dans sa foire aux questions sur la maîtrise de l'IA qu'une entreprise dont les salariés utilisent ChatGPT pour rédiger des textes publicitaires ou traduire doit respecter l'article 4. Sa page consacrée à l'AI Act confirme l'échéance du 2 décembre 2027 pour le haut risque de l'annexe III.

Étape 1 : cadrer la cartographie des usages IA

Avant d'envoyer le moindre questionnaire, fixez quatre points avec la direction.

• Le périmètre. Toute l'IA ou l'IA générative seulement, toute l'entreprise ou un service pilote. Incluez dans tous les cas les fonctions d'IA intégrées aux logiciels existants.
• L'équipe. Le référent IA pilote, avec la DSI ou le prestataire informatique pour l'inventaire technique et le DPO pour les données personnelles.
• Le message. La cartographie des usages IA sert à comprendre, pas à sanctionner. Si les salariés craignent des reproches, ils tairont les outils utilisés avec leur compte personnel. Faites-le dire clairement par la direction.
• Le calendrier. Fixez une date de restitution : les outils changent vite.

Si le questionnaire est nominatif, il constitue un traitement de données personnelles : informez les salariés de son objet et de la durée de conservation des réponses.

Étape 2 : recenser les usages réels

Une cartographie des usages IA fiable croise trois sources, car chacune voit ce que les autres ratent.

Le questionnaire aux salariés

Il doit se remplir en quelques minutes. Voici un questionnaire type en 10 questions :

1. Utilisez-vous un outil d'IA dans votre travail, même ponctuellement ?
2. Lequel ou lesquels, en version gratuite ou payante ?
3. Avec quel compte : personnel ou fourni par l'entreprise ?
4. Pour quelles tâches : rédaction, synthèse, traduction, analyse de données, images, code, autre ?
5. À quelle fréquence : chaque jour, chaque semaine, occasionnellement ?
6. Quelles informations y saisissez-vous : données clients, données de salariés, chiffres internes, documents confidentiels, aucune donnée sensible ?
7. Les résultats sont-ils transmis à l'extérieur : clients, fournisseurs, publication ?
8. Vérifiez-vous les résultats avant de les utiliser, et comment ?
9. Quel gain ou quelle difficulté constatez-vous ?
10. Quels usages aimeriez-vous développer, et avec quelle formation ?

Les entretiens par service

Une demi-heure avec le responsable du service et un ou deux utilisateurs fait apparaître les usages que personne ne pense à déclarer et les besoins qui justifieraient un outil validé.

L'inventaire technique

La DSI ou le prestataire informatique recense les licences et abonnements, les extensions de navigateur, les fonctions d'IA activées dans les logiciels en place et les applications connectées à la messagerie. Les notes de frais révèlent parfois des abonnements pris à titre individuel.

Étape 3 : analyser chaque usage avec une grille

On analyse un usage, pas un outil : un même assistant peut servir à reformuler un courriel ou à trier des candidatures. Passez chaque usage recensé au crible de six critères.

Dans ses recommandations de juillet 2024 sur l'IA générative, la CNIL rappelle que ces systèmes peuvent produire des résultats inexacts mais plausibles, et conseille de vérifier si le fournisseur peut réutiliser les données confiées.

Chaque usage reçoit ensuite une proposition de statut : autoriser, encadrer (compte professionnel, données exclues, relecture obligatoire, formation préalable), remplacer (besoin réel mais outil inadapté) ou arrêter (usage interdit ou risque disproportionné).

Étape 4 : décider, restituer et tenir à jour

La cartographie des usages IA ne décide rien, elle prépare les décisions. Le référent présente la synthèse au comité IA, qui valide les statuts. Les résultats alimentent ensuite quatre documents :

• le registre IA, avec une ligne par outil et ses conditions d'usage ;
• la charte IA, qui reprend les usages autorisés et interdits ;
• le plan de formation par profil, qui répond à l'article 4 de l'AI Act ;
• le registre RGPD, pour les outils qui traitent des données personnelles (voir IA et RGPD en entreprise).

Faites aussi un retour aux équipes, même en quelques lignes : ce qui est autorisé, ce qui change, à qui s'adresser. Si un outil relève de la consultation du CSE, le comité le signale à la direction (voir notre article sur le rôle du CSE). Ensuite, chaque demande d'outil passe par le référent, et une revue complète a lieu au moins une fois par an.

Mener la démarche avec vos équipes

La formation Comité IA et référent IA de Skillevos se déroule sur 2 jours en intra-entreprise : un jour avec l'équipe, jusqu'à 10 participants, puis un jour avec le comité IA. Elle aboutit à une charte, un registre des outils et un plan d'action à 6 mois, trois documents qui s'appuient sur votre cartographie des usages IA. Le tarif est de 4 600 € HT pour le groupe, avec une prise en charge possible par votre OPCO, Skillevos étant certifié Qualiopi.

Questions fréquentes

Combien de temps prend une cartographie des usages IA ?

Cela dépend de la taille de l'entreprise et du nombre de services. Dans une PME, tenez un calendrier court : quelques jours pour le questionnaire, puis les entretiens, l'analyse et la restitution au comité IA. Une première version rapide vaut mieux qu'une enquête qui s'étire sur des mois.

Le questionnaire doit-il être anonyme ?

C'est un choix. L'anonymat favorise des réponses sincères, notamment sur les comptes personnels. Un questionnaire nominatif permet de revenir vers la personne pour préciser un usage. Un compromis possible : des réponses anonymes, avec un champ facultatif pour être recontacté.

Faut-il consulter le CSE avant de lancer la cartographie des usages IA ?

La cartographie elle-même n'introduit aucune technologie nouvelle, mais présenter la démarche aux élus est une bonne pratique. Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, ses résultats servent surtout à repérer les outils qui relèvent de l'information et de la consultation du CSE, par exemple ceux qui permettent de contrôler l'activité des salariés.

Que faire des outils non autorisés découverts ?

Évitez la sanction immédiate, qui découragerait les réponses lors des mises à jour. Si l'usage répond à un vrai besoin, proposez un outil validé ou des conditions d'usage. S'il présente un risque, demandez son arrêt et inscrivez-le au registre avec le statut « interdit » et le motif.

Quelle différence entre cartographie des usages IA et registre des outils ?

La cartographie est une photographie des usages réels, y compris ceux qui ne sont pas validés. Le registre est le document de référence qui liste les outils et les conditions d'usage décidées par le comité IA. La première alimente le second.

Conclusion : une cartographie des usages IA honnête avant toute règle

En quatre étapes, cadrer, recenser, analyser et décider, vous passez d'usages dispersés à une vision claire des outils, des données et des risques. Cette cartographie des usages IA donne leur fondement au registre, à la charte et au plan de formation. Si l'entreprise compte plusieurs sites ou de nombreux services, commencez par un service pilote.

Pour mener la démarche avec vos équipes et votre comité, contactez-nous ou découvrez la formation Comité IA et référent IA.