Factur-X, UBL, CII : les formats de facture électronique expliqués

Factur-X est un format de facture électronique mixte : un PDF lisible par un humain, auquel est joint un fichier XML que les logiciels lisent sans ressaisie. Avec UBL et CII, deux formats entièrement structurés, il fait partie du socle commun que les plateformes agréées doivent prendre en charge dans le cadre de la réforme entrée en vigueur le 1er septembre 2026.

Cet article complète notre dossier Facture électronique 2026-2027 : calendrier, obligations et ce que l'IA change pour les PME. Il explique ce qui distingue Factur-X, UBL et CII, ce que sont les profils, et les questions à poser à votre éditeur de logiciel. Vous n'écrirez jamais de XML : l'enjeu est de savoir ce que produit votre outil.

Pourquoi un PDF ne suffit-il plus ?

Pendant des années, « dématérialiser » voulait dire envoyer un PDF par e-mail. Ce n'est plus le cas. La FAQ « Je découvre » d'impots.gouv.fr est explicite : « un PDF simple envoyé par voie électronique n'est pas une facture électronique au sens du dispositif ».

La différence tient aux données. Un PDF est une image de facture : pour en extraire le montant ou le SIREN, il faut le lire. Une facture électronique range chaque information dans un champ identifié, que le logiciel du client récupère directement.

Une norme européenne commune : EN 16931

UBL, CII et Factur-X partagent le même modèle de données, la norme européenne EN 16931. Elle définit les informations essentielles d'une facture (vendeur, acheteur, lignes, montants, TVA) et le sens de chacune.

La référence de cette norme a été publiée par la Commission européenne avec la décision d'exécution (UE) 2017/1870 du 16 octobre 2017. Cette décision liste deux syntaxes pour exprimer la norme : UBL et CII. Factur-X s'appuie sur la seconde.

Pour la France, la norme AFNOR XP Z12-012, publiée en mai 2025 et consultable sur impots.gouv.fr, décrit les formats et les profils du « socle minimal » de la réforme. Elle retient deux profils : EN16931, qui correspond à la norme européenne, et EXTENDED-CTC-FR, plus riche, pour les factures complexes. Ces deux profils existent dans les trois formats.

Factur-X, UBL, CII : quelles différences ?

Factur-X, le format mixte

Selon le FNFE-MPE, le forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques, Factur-X est « un standard franco-allemand de facture électronique mixte ». Il est publié conjointement avec le forum allemand FeRD et, techniquement, il est identique au format allemand ZUGFeRD. La dernière version, Factur-X 1.09.2 (ZUGFeRD 2.5.2), a été publiée le 4 août 2026.

Concrètement, une facture Factur-X est un PDF/A-3 (norme ISO 19005-3, une version du PDF conçue pour l'archivage), auquel est joint un fichier de données XML. L'humain lit le PDF, le logiciel lit le XML. C'est ce qui rend le format rassurant pour une PME : la facture ressemble à celle d'aujourd'hui.

UBL et CII, les formats tout en données

UBL (Universal Business Language) est un standard de l'organisation OASIS, repris dans la norme ISO/IEC 19845. CII (Cross Industry Invoice) est un standard publié par l'UN/CEFACT, l'organisme des Nations unies chargé des échanges électroniques. Votre plateforme ou votre logiciel les affiche sous une forme lisible.

Les deux syntaxes n'écrivent pas les données de la même façon. La norme XP Z12-012 en donne des exemples : une date s'écrit AAAAMMJJ en CII et AAAA-MM-JJ en UBL ; UBL exige toujours la devise des montants, CII seulement dans certains cas. La conversion de l'une à l'autre est le travail des logiciels, pas le vôtre.

Les profils Factur-X : lequel utiliser ?

Factur-X se décline en profils, c'est-à-dire en niveaux de détail des données XML. Tous ne sont pas admis dans la réforme. Voici ce qu'en dit la norme XP Z12-012 :

Pour une PME qui facture des prestations ou des produits simples, les profils BASIC ou EN 16931 couvrent les besoins. Si votre logiciel produit du BASIC WL, demandez à votre éditeur ce qui est prévu après la phase de démarrage.

Factur-X ou XML pur : quel format choisir pour votre entreprise ?

Dans la plupart des cas, vous ne choisissez pas un format : vous choisissez un logiciel et une plateforme agréée, qui produisent et lisent les formats. Selon la FAQ d'impots.gouv.fr, un fournisseur ne peut pas vous imposer un format d'échange, et les plateformes agréées proposent un socle de formats commun pour garantir l'interopérabilité.

Quand Factur-X est pratique

Factur-X a un avantage concret : le PDF reste lisible par un destinataire qui n'a pas d'outil adapté. C'est utile si vous facturez aussi des particuliers ou des clients à l'étranger, qui ne sont pas dans le circuit des plateformes agréées.

Quand UBL ou CII suffisent

Si vous émettez de gros volumes depuis un ERP, ou si vos clients sont tous des entreprises françaises, la partie PDF n'apporte pas grand-chose. Un flux XML pur est plus léger. C'est une décision technique, à prendre avec votre intégrateur ou votre éditeur.

Ce qui compte vraiment : les données

Un format parfait ne corrige pas une donnée fausse. Les quatre nouvelles mentions (SIREN du client, catégorie de l'opération, option pour la TVA sur les débits, adresse de livraison si elle diffère) doivent être renseignées dans les bons champs. Le nettoyage du fichier clients pèse souvent plus lourd que le choix du format.

Les erreurs fréquentes avec Factur-X

• Confondre un PDF bien présenté avec un Factur-X. Sans fichier XML joint, ce n'est qu'un PDF simple, donc pas une facture électronique.
• Retoucher le PDF après sa génération. Le PDF et le XML ne disent plus la même chose, et vous avez deux versions d'une même facture.
• Utiliser un profil trop pauvre. Le profil MINIMUM n'est pas admis dans la réforme.
• Croire que le format suffit. Une fois l'obligation d'émission applicable, la facture entre entreprises doit aussi transiter par une plateforme agréée, quel que soit son format (voir Plateforme agréée : comment choisir la sienne).

Ce que les formats structurés changent pour l'IA

Quand une facture arrive en UBL, en CII ou en Factur-X, ses données sont déjà découpées : un outil peut les contrôler, les rapprocher et les classer sans reconnaissance de caractères. L'IA reste utile pour les documents hors circuit (fournisseurs étrangers, tickets, notes de frais) et pour l'analyse, comme le montre Automatiser le traitement des factures avec l'IA : cas concrets.

Ces notions sont abordées dans le premier module de la formation Facture électronique et IA de Skillevos : une journée en intra-entreprise, jusqu'à 10 participants, 2 300 € HT pour le groupe, finançable par votre OPCO. Elle ne recommande aucune plateforme ni aucun logiciel et ne remplace pas votre expert-comptable.

Questions fréquentes

Factur-X est-il obligatoire ?

Non. Factur-X est l'un des trois formats du socle, avec UBL et CII. Une entreprise peut émettre dans l'un ou l'autre, selon ce que proposent son logiciel et sa plateforme agréée.

Peut-on encore envoyer un Factur-X par e-mail ?

Entre deux entreprises assujetties à la TVA établies en France, non, dès que l'émetteur est soumis à l'obligation d'émission : la facture doit transiter par une plateforme agréée, quel que soit son format. Pour un client particulier ou établi à l'étranger, l'envoi par e-mail reste possible.

Quelle différence entre Factur-X et ZUGFeRD ?

Aucune sur le plan technique, selon le FNFE-MPE. Les deux noms désignent le même standard, publié conjointement par le FNFE-MPE en France et le FeRD en Allemagne.

Mon logiciel travaille en Factur-X : puis-je recevoir une facture UBL ?

Oui. Les plateformes agréées prennent en charge le socle commun des trois formats, et un fournisseur ne peut pas vous imposer son format.

Quel profil Factur-X choisir pour une PME ?

Les profils BASIC ou EN 16931 conviennent aux factures simples. Le profil MINIMUM n'est pas utilisable dans la réforme, et le profil BASIC WL n'est admis que pendant la phase de démarrage, jusqu'en septembre 2027 sous réserve de confirmation.

Conclusion : Factur-X, UBL ou CII, la qualité des données d'abord

Factur-X, UBL et CII décrivent la même facture, selon la même norme européenne. Factur-X ajoute un PDF lisible ; UBL et CII vont droit aux données. Pour une PME, l'essentiel est ailleurs : un profil admis par la réforme, des mentions renseignées dans les bons champs et une plateforme agréée qui lit les trois formats.

Pour faire le point avec votre équipe sur les formats, les mentions et les nouveaux flux, consultez la formation Facture électronique et IA ou contactez Skillevos.